マスタースケジュールとはプロジェクトの開始から終了までのスケジュールを大まかに表したスケジュール表です。
ある程度の期間を要するプロジェクトを進めていくうえでは、このマスタースケジュールの作成は必須です。
当記事では比較的小さいプロジェクトにおける、マスタースケジュールの作り方について解説します。
マスタースケジュールを作成する目的
マスタースケジュールはプロジェクトの最初から最後までを見通したスケジュール表になりますが、作成する目的としては以下の点が挙げられます。
- プロジェクトの全体像を俯瞰することができる
- メンバー全員がプロジェクトの「現在地」を把握することができる
- プロジェクト責任者（経営層や管理者）への報告資料になる
- プロジェクトに必要なタスクと期間を一目である程度把握することができる
プロジェクトを成功させるためには、目の前のタスクだけでなく、プロジェクト全体を見通した計画の策定が必要です。
全体を見通したうえで必要なメンバーや資源を投入し、それぞれのタスクのスケジュール管理することがプロジェクトマネージャー必須のスキルといえます。
マスタースケジュール作成に当たっては、必要なタスクとその納期を明確にしていくため、プロジェクトマネージャーはマスタースケジュールを作成するスキルを持ち合わせておくことが必要です。
マスタースケジュールの作り方
小・中規模プロジェクトと大規模プロジェクトではマスタースケジュールの作り方が若干異なりますが、大きくは以下のステップで作成していきます。
- プロジェクトの目的を達成するための工程決め
- プロジェクトに参画するメンバーと体制決め
- 人数やスキルを考慮した各工程の納期決め
- これまでに決めた内容をスライド1枚で可視化
プロジェクトを達成するための工程決め
プロジェクトには、必ずその活動を通して達成したい目的があります。
スケジュールを立てる上で最も重要なのは、この目的を達成するためにはどういう工程が必要になるのかを、最初にある程度決めることです。
例えば、どういうシステムを導入すれば良いかを考える企画構想フェーズであれば、現状分析、新業務設計、GAP分析、ベンダー選定といった工程を踏むことになります。
実際にプロジェクトを進めていくときは、全体を適切なフェーズで区切り、そのフェーズごとの目的を達成しながら、最終的にプロジェクトそのものの目的を達成していきます。
スケジュールを立てる際は、これらの目的を達成するために必要な工程を洗い出すところからスタートしましょう。
プロジェクトに参画するメンバーと体制決め
プロジェクトの工程がある程度決まったら、次はその工程を遂行するメンバーの選定を行います。
プロジェクトは、どんなスキルを持った人財が何人が参画できるかで実現可能なスケジュールが変わってきます。
具体的なスケジュールを立案する前に、まずは参画できるメンバーを確立させておきましょう。
先に納期を設定し、その納期を達成する為に必要な人財を投入するというやり方ももちろんありますが、あまりお勧めは出来ません。
理由は納期が優先になる事で、スキルアンマッチな人財がアサインされたり、無理なスケジュールを立案してしまったりするためです。
とはいえ、納期も無視できるものでは無いため、体制と納期はバランス良く決めて行くことが大切です。
人数やスキルを考慮した各工程の納期決め
参画できる人数が決まったら次は各工程の期限を決めていきます。
マスタースケジュール上は具体的な日にちというよりも、週単位あるいは月単位くらいでそれぞれの対応期限決めていきます。
ここでポイントとなるのが、マイルストーンの置き場所です。
マイルストーンとは、プロジェクトの節目となる工程の終了のタイミングに置かれる目標の事を言います。
前のステップで工程を決めた段階で、マイルストーンの目星をある程度つけておき、納期を決めていく段階でマイルストーンの具体的な置き場所を決めていきましょう。
スライド1枚で可視化
ここまで決めることができたら後は絵にするだけですが、ポイントがいくつかあります。
まず重要なポイントはパワーポイントなどを使って１スライドに纏めることです。プロジェクトの規模によってはかなり窮屈になりますが、できるだけ１スライドに纏めるようにしましょう。
その理由は、以下の通りです。
- 関係者全員がプロジェクトのボリューム感を認識するため
- 進捗管理をしやすくするため
- マスタースケジュールを使ってステークホルダーに進捗や課題などの状況を報告するため
上記は複数枚になっても出来なくは無いですが、説明や報告が煩雑になってしまうため、出来るだけ1枚に纏めるようにしましょう。
もう１つのポイントは小・中規模プロジェクトと大規模プロジェクトでは絵にする形が異なる点です。
以下の例は小・中規模プロジェクトで作成されるマスタースケジュールです。
一方で以下の例は大規模プロジェクトで作成されるマスタースケジュールです。
プロジェクトのチームが1つだけであれば、横にタスクを列挙してそれぞれの期間を設定していきます。
複数のチームで構成されるプロジェクトであれば、横に各チームを列挙し、タスクは矢羽の中に記載するようにします。
まとめ
ここまで、マスタースケジュールを作成する目的や作成する際のポイントを解説してきました。
マスタースケジュールはどんなプロジェクトでも作成されるべき必須の成果物になりますので、ポイントをしっから押さえて取り掛かるようにしましょう。
また、作成後は関係者と認識合わせをして、プロジェクト全体や各タスクの規模感を把握するようにすることも大切です。
