「企画構想フェーズ」はプロジェクトの超上流工程に当たり、現行業務の分析やあるべき姿を構想していきます。
システム導入における企画構想フェーズは、現行業務をどのように変えていきたいかを定義する「業務要求定義」と、その要求を実現するための「ソリューション・ベンダー選定」の工程に分けられます。
当記事では、システム導入プロジェクトのソリューションを決める重要なフェーズである企画構想フェーズの「ソリューション・ベンダー選定」の工程について解説していきます。
RFPの作成
ベンダー選定の工程ではRFP（Request for Proposal：提案依頼書）というものを作成していきます。
RFPとはシステム構築の発注先候補となるITベンダーに、ASISとTOBEのGAPを埋められるようなシステム提案を行うよう依頼するために、要求事項などを取りまとめたドキュメントのことです。
RFPを作成する主なメリットは以下の通りです。
- TOBE業務を複数のベンダーに対して説明する際の労力を低減できる
- 発注者側の要求事項が整理されるため、ベンダー選定する際の内部の認識がずれにくくなる
- ベンダーへの要求事項の伝達漏れを防ぐことができる
他にもメリットは様々ありますが、ベンダーだけでなく発注者側にも多くのメリットをもたらすため、可能な限り作成するようにしましょう。
RFPの作成方法については、以下の記事で詳細を説明しています。
ベンダー選定
RFPを候補先へ配布・説明すると、ベンダーから提案書が提出されます。
もちろん提案書を提出してもらうだけで済済ますのはNGです。きちんとプレゼンの場所を用意して説明してもらうようにしましょう。
その時に注意したいのが営業担当者だけでなく、発注した際のプロジェクトマネージャーにも同席してもらうことです。
営業担当者はあくまで営業のみです。発注した後に各タスクを進めていくプロジェクトマネージャーの人柄やスキルを正しく評価するためにも、プレゼンの場に同席してもらうようにすることが有効です。
この辺りの進め方はRFPを作成する際の選定プロセスの中で検討していきます。
ベンダーから説明を受けた後は、あらかじめ作成しておく評価シートに従い、ベンダー1社ずつ採点していきます。
そのソリューションは自分たちの要求事項を満たしているのか、コストや費用対効果は想定の範囲以内か等を平等にチェックしていきます。
次フェーズ計画策定
業務の要求事項や委託するベンダーが決まった後は、次フェーズ以降の計画策定を行います。
ベンダーやソリューションが決まった事で、ライセンス等の費用がある程度把握できます。
また、導入にかかる時間や必要な人数についても、ある程度分かってくるため、これらの内容をまとめて計画書としておこしていきましょう。
以下の記事で、計画策定に必要な要素について解説しておりますので、併せてご覧ください。
また、スケジュールや体制と言ったプロジェクトの実行計画だけでなく、導入コストとランニングコストを加味した費用対効果もこの時に整理しておくと、後続のステコミからの承認を得やすくなります。
費用対効果をまとめるのは大変ですが、ASIS分析の時に収集した定量的数値とTOBE設計で整理した定量的数値、そしてベンダーから送られてくる導入の見積書等を上手く使って、費用対効果をまとめていきましょう。
ステコミ承認
最終的には計画書の内容についてステコミの承認を得ます。
ここで承認が得られれば、そのシステム導入は正式にスタートし、ベンダーへの発注や足りない要員の確保など、より具体的な活動が進められるようになります。
ステコミからの承認を得る際は、必ず議事録と宿題事項を証跡として残すようにしましょう。
プロジェクトの規模にもよりますが、ステコミの承認はフェーズ毎に行われる事が一般的です。
企画構想フェーズで指摘された宿題事項は、次フェーズの要件定義の中できちんと対応するようにましょう。
宿題の対応結果について、要件定義のステコミで報告できるようにしておき、ステコミからの信頼を得ることがプロジェクトを進めていく上で非常に重要になっていきます。
まとめ
企画構想フェーズのソリューション・ベンダー選定の工程では、RFPの作成が非常に重要となります。
また、選定に当たっては導入コストとランニングコストを鑑みて、費用対効果を測定することはもちろんのこと、相手のプロジェクトマネージャーのスキルや人柄等も参考基準に入れるなどして、自分たちに最適なベンダーを選べるよう準備をしていきましょう。
